Governadoria
Planejamento Estratégico
• INTRODUÇÃO
Tomando como base uma das afirmativas do nosso ícone maior, Paul Percy Harris, quando disse: “Este é um mundo que muda, e nós precisamos aprender a mudar com ele, por isso a história do Rotary será escrita muitas vezes”, iniciamos o nosso trabalho apresentando aos companheiros um modelo de Planejamento Estratégico, criado para guiar o Distrito 4651 de Rotary International no caminho da modernidade.
Sabendo da importância dos nossos Clubes de Rotary e consciente de que o Distrito Rotário deve ser um parceiro orientador e servir de elo, entre estes e o Rotary International, estamos apresentando aos nossos clubes um trabalho que certamente irá ajudá-los a transpor as dificuldades que possam surgir e alcançar seus objetivos previamente estabelecidos.
Há algum tempo a nossa organização vem procurando mostrar aos Clubes e Distritos a necessidade e a importância de se fazer um planejamento, no qual estejam registradas todas as suas atividades e os objetivos, a ser alcançado, no curto, médio e longo prazo.
Não estamos apresentando novidades, haja vista que alguns Governadores que me antecederam já apresentaram, com bastante competência, suas idéias para colocar em prática seus modelos de planejamento estratégico. O que estamos apresentando agora é um modelo que será implantado no ano rotário de 2011/2012 e que, certamente, terá sua continuidade homologada pelos futuros Governadores haja vista a sua importância para o futuro do nosso Distrito 4651.
Com este entendimento cabe adiantar que o PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO se configura como um processo sistêmico e dinâmico de previsão e de adaptação às mudanças e às transformações do ambiente, tendo como principais estágios a VISÃO, a MISSÃO, os VALORES, e as ANÁLISES AMBIENTAIS.
O processo de planejamento se desenvolve ao longo de um período de tempo estabelecendo um conjunto de PRIORIDADES, METAS E AÇÕES que norteiam e amparam as mudanças e as transformações na organização. Este processo de planejamento se consubstancia em um plano estratégico – de longo prazo, de três a cinco anos e em um plano de ação – de médio e curto prazos, geralmente um ano.
Assim, o PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO ajuda o Rotary International, os distritos e os clubes a desenvolverem um plano de longo prazo e a também definir prioridades, metas e ações de médio e curto prazos.
Este processo de planejamento ainda, e acima de tudo, colabora para assegurar o comprometimento dos envolvidos e a continuidade administrativa da gestão.
Sendo a um processo sistêmico e dinâmico de previsão e de adaptação às mudanças e transformações do ambiente, o PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO do Distrito 4651 foi amparado no PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE ROTARY INTERNATIONAL.
Assim, o PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO do Distrito 4651, para a gestão 2011/2012, definiu, primeiramente, VISÃO, MISSÃO, VALORES OU PRINCÍPIOS, sendo estes:
• VISÃO DO DISTRITO 4651
A visão representa o conjunto de compreensões dos rotarianos sobre o futuro da instituição, ou seja, onde estarão no futuro o Rotary International, os distritos e os clubes.
A Visão do Distrito 4651 pode ser definida como sendo:
Ser reconhecido como referência nacional e internacional pela ética, excelência e eficácia de sua ação na prestação de serviços comunitários, por meio dos Rotary Clubs que o integram.
• MISSÃO DO DISTRITO 4651
A missão proporciona e desenvolve em todos os rotarianos do Distrito 4651 um senso comum de oportunidade, direção, significância e realização. Ela exprime e fundamenta a razão de existir da organização.
Assim, a missão do Distrito 4651 se volta para:
Incentivar o ideário de servir ao próximo na prestação de serviços comunitários, por meio da atuação dos Rotary Clubs, considerando a integridade em prol da boa vontade, paz e compreensão mundiais e consolidando relações de companheirismo entre líderes profissionais, empresariais e comunitários.
Valores ou Princípios do Distrito 4651
Princípios básicos têm norteado a ação dos rotarianos para que possam atingir o ideal de prestação de serviços e altos padrões de comportamento ético. Entre outros, estes figuram os Objetivos do Rotary, a Prova Quádrupla e a Declaração para Executivos e Profissionais Rotarianos.
Os seguintes valores nortearão o Distrito 4651, em sua Missão:
Ética.
Prestação de Serviços Comunitários.
Integridade.
Companheirismo.
Liderança.
Diversidade.
Comprometimento.
Continuidade.
Solidariedade.
Trabalho em equipe.
Em continuidade com a definição do PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO do Distrito 4651, para a gestão 2011/2012, com base na análise ambiental, emergiu a LINHA ESTRATÉGICA do Distrito 4651 para poder viabilizar a VISÃO e a MISSÃO institucionais. Desta forma, foram definidas as PRIORIDADES e METAS para reforçar as oportunidades, como vantagens competitivas, e os pontos fortes, minimizando as ameaças e os desafios do Distrito 4651.
A seguir, constam as PRIORIDADES, METAS do Distrito 4651, para a gestão 2011/2012, que seguiram a orientação do Rotary International, quanto às principais metas definidas em seu PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO.
• PRIORIDADES DO DISTRITO 4651
Além das definições emanadas da análise ambiental, a seguir, apresentam-se as PRIORIDADES E METAS DO DISTRITO 4651, guardando referência com algumas das metas do Planejamento Estratégico do Rotary International.
• META DE ROTARY INTERNATIONAL - ERRADICAR A POLIOMIELITE
Participar das estratégias mundiais para a obtenção da certificação de erradicação da doença o mais rapidamente possível.
Metas do Distrito 4651
Incentivar clubes a realizarem promoções com a finalidade de captar recursos financeiros para a Fundação Rotária.
Receber anualmente em cada clube, pelo menos um reconhecimento da Fundação Rotária, por meio de um Título Paul Harris.
Objetivos
De curto prazo: Obter doações de U$ 80.000, até 01/07/2012.
De longo prazo: A partir de 2012, obter um aumento anual de 10% nas doações, até 01/07/2014.
• META DE ROTARY INTERNATIONAL - REFINAR A ESTRUTURA ADMINISTRATIVA E DE LIDERANÇA
Desenvolver estratégias que levem à utilização mais eficaz dos recursos administrativos para aprimorar os serviços prestados aos Rotary Clubs.
Metas do Distrito 4651
Incentivar a inovação e a flexibilidade nos clubes.
Implantar o PLC e definir Planejamento Estratégico nos clubes.
Definir modelos para informatizar as rotinas administrativas nos clubes.
Objetivos
De curto prazo: Ter, pelo menos 30% dos clubes do Distrito informatizados e como PLC implantado ate 01/07/2012.
De longo prazo: Ter pelo menos 80% dos clubes do Distrito informatizados, com o Planejamento Estratégico definido, e com o PLC implantado, até 01/07/2014.
• META DE ROTARY INTERNATIONAL - MELHORAR O TREINAMENTO E A EDUCAÇÃO EM TODOS OS NÍVEIS
Desenvolver programas de capacitação em função dos conhecimentos e da experiência a serem exigidos para assumir cargos no clube, no distrito e em nível internacional.
Metas do Distrito 4651
Treinar Novos Sócios, Instrutores, Secretários, Protocolos etc.
Capacitar equipes para implantação do PLC nos clubes.
Capacitar Comissões de Planejamento Estratégico nos clubes.
Capacitar equipes para informatização de rotinas administrativas nos clubes.
Objetivos
De curto prazo: Criar uma equipe Distrital de Instrutores, com profundo conhecimento de Rotary para ministrar palestras técnicas nos clubes, até 01/07/2012.
De longo Prazo: Promover, ampliar e manter treinamentos de capacitação permanente, buscando a formação e o aprimoramento de novos líderes, até 01/07/2014.
• META DE ROTARY INTERNATIONAL - EXPANDIR E INTEGRAR O QUADRO ASSOCIATIVO
Desenvolver um plano abrangente de Desenvolvimento do Quadro Associativo e Retenção, preservando a diversidade cultural da organização.
Metas do Distrito 4651
Ter um aumento real, no mínimo, 150 sócios, no Distrito.
Reter, no mínimo, 80 % dos sócios atuais.
Instalar, no mínimo, cinco novos no Rotary Clubs.
Estimular projetos que envolvam as futuras gerações: Pró juventude, Intercâmbio de jovens, Rotaract, Interact e Ryla.
Elaborar Plano de Desenvolvimento do Quadro Associativo.
Objetivos
De Curto prazo: Ter no Distrito, no mínimo 1210 companheiros até 01/07/2012.
De longo prazo: Ter no Distrito, no mínimo 1300 companheiros até 01/07/2014.
• META DE ROTARY INTERNATIONAL - ELEVAR A IMAGEM PÚBLICA DO ROTARY
Desenvolver procedimentos para a melhoria da imagem pública de nossa organização.
Metas do Distrito 4651
Desenvolver esforços, em nível do distrito e dos clubes, para promover ações de promoção de marketing dos Rotary Clubs, nos diversos meio s de comunicação.
Unificar o conhecimento da imagem e da marca do Rotary.
Promover os valores do Rotary.
Enfatizar o ideal de servir ao próximo na prestação de serviços comunitários.
Incentivar a divulgação das atividades locais da ação na prestação de serviços comunitários.
Objetivos
De curto prazo: Ter pelo menos 30% das atividades realizadas pelos clubes e distrito divulgadas e 10% dos clubes com boletins implantados até 01/07/2012.
De longo prazo: Ter pelo menos 80% das atividades realizadas pelos clubes e distrito divulgadas e 50% dos clubes com boletins implantados até 01/07/2014.
• PREMISSAS
As seguintes premissas são de entendimento comum no Distrito 4651, no ano rotário 2011/2012, seguindo orientação do Rotary International, além das prioridades estabelecidas. Um novo modelo de administração, mais dinâmica e eficaz exigirá uma modificação na atual estrutura administrativa, com a criação das comissões permanentes de serviço, para facilitar o alcance das metas anuais e de longo prazo. Uma nova estrutura de gestão nos Rotary Clubs será incentivada, voltada para a aplicação do PLC - Plano de Liderança de Clubes. Da mesma forma, a informatização dos Rotary Clubs será priorizada.
Diante dessas premissas e buscando a consolidação do propósito do Distrito 4651, a gestão 2011/2012 definiu como metas de longo prazo, a serem alcançadas até o dia 30 de junho de 2014:
Implantar nos Rotary Clubes do Distrito 4651 o modelo administrativo previsto no Plano de Liderança de Clubes - PLC; e
Informatizar os processos administrativos dos Rotary Clubes do Distrito 4651.
Sabendo que estas metas de longo prazo necessitam de todo um processo, também de longo prazo, entende-se que os dirigentes dos Rotary Clubes e do Distrito 4651 deverão ser escolhidos conforme segue:
O Governador do Distrito e os Presidentes de Clubes deverão ser indicados com 24 meses de antecedência.
Os presidentes indicados para o 2º e 3º anos subseqüentes designarão seus Conselhos Diretores para serem respectivamente, 2º e 3º Secretários, 2º e 3º tesoureiros e também o 2º e 3º Diretores de Protocolo do presidente atual. Este nomeará o 1º Secretário, o Tesoureiro e o Diretor de Protocolo da sua gestão. Este procedimento administrativo irá garantir a continuidade administrativa, uma vez que o presidente atual, o presidente eleito e o último ex-presidente imediato, estarão trabalhando juntos e vivenciando a realidade de cada clube, sem que haja solução de continuidade nas suas atividades. Pelos mesmos motivos, os membros das comissões permanentes também deverão ser indicados para um período de três anos na mesma comissão.
As comissões permanentes serão organizadas conforme entendimento a seguir, podendo cada Rotary Clube combinar, eliminar, expandir ou adicionar subcomissões adequadas às suas necessidades e ao seu tamanho. Este novo modelo irá favorecer o alcance das metas anuais e de longo prazo, com a continuidade desejada.
COMISSÃO DE DESENVOLVIMENTO DO QUADRO ASSOCIATIVO
Desenvolver e implantar um plano abrangente para recrutamento, retenção
e expansão do Quadro Associativo.
COMISSÃO DE PROMOÇÃO DA IMAGEM PÚBLICA DO ROTARY
Promover e divulgar as atividades do clube.
COMISSÃO DE ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE
Realizar atividades que conduzam ao funcionamento eficaz, eficiente e efetivo do clube.
COMISSÃO DE PROJETOS E PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
Elaborar e executar projetos educacionais, humanitários e vocacionais que atendam às necessidades de comunidades locais e de outros países.
COMISSÃO DA FUNDAÇÃO ROTÁRIA
Definir e implantar planos e projetos para obter apoio à Fundação Rotária, por meio de assistência financeira e de participação em programas mais permanentes.
Além dessas cinco comissões permanentes, foram definidos como foco estratégico, três princípios que nortearão o desenvolvimento das diretrizes estratégicas do Distrito 4651, na gestão 2011/2012:
Visibilidade
Objetiva mostrar a todos as ações benéficas que o Rotary faz no mundo.
O Rotary de hoje tem obrigação de divulgar nas comunidades todas as suas boas ações, numa busca incessante do fortalecimento da sua imagem pública.
Integração
Objetiva a realização de parcerias com a comunidade, com a mútua cooperação interna e externa e com a integração da família rotária na vida do Clube. Para tanto, deverá ser desenvolvido e criado um ambiente favorável e de motivação para o convívio harmonioso de rotarianos e comunidade.
Mobilização
Objetiva atender ao chamamento na aplicação de serviços, nas metas e nos sonhos dos ideais rotários. Os companheiros e os parceiros devem sempre ser mobilizados para praticar e difundir os trabalhos rotários. É A MATERIALIZAÇÃO DO IDEAL DE SERVIR.
Este trabalho que se inicia na nossa gestão, a partir de 01 de julho de 2011, marca também o início da caminhada do Distrito 4651, rumo ao futuro.
